Conservazione

FatturaPA - da fattura in pdf a fattura elettronica pa
Perchè non è sufficiente conservare una FatturaPA Firmata sul proprio PC o sulla rete aziendale?
Fattura PA, conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.

Una volta firmata la FatturaPA per conservarla è necessario inserire i riferimenti in un indice delle fatture e applicare una marca temporale rilasciata da un ente certificato.

Secondo alcuni, si potrebbe tagliare la testa al toro e abolire l'obbligo di conservazione delle fatture, almeno ai soggetti più piccoli ma ciò potrebbe creare di problemi in caso di contenziosi.

La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla PA e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.
Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni.
La conservazione sostitutiva ha quindi legalizzato il documento informatico, equiparandolo a quello cartaceo. Rappresenta lo strumento alternativo alla gestione della carta, garantendo l'opportunità di snellimento dei volumi ed efficacia dei processi documentali.
Particolarmente importante è infatti la validità giuridica nel tempo, che assolve all'obbligo di conservazione pluriennale, garantita dalla marcatura temporale.

Dopo quanto tempo è disponibile via web il "lotto di conservazione"?
Entro un anno dall'emissione della fattura elettronica pa il lotto di conservazione sarà disponibile via web. Il "lotto di conservazione" sarà composto da due file.
Uno contenente l'indice delle fatture, l'altro un file compresso contenente tutte le fatture elettroniche pa.
L'indice sarà composto da un sottoinsieme di dati della fattura elettronica pa(n° fattura, partita IVA del cliente e via dicendo), che consentono di "indicizzare" il singolo documento e di effettuare agilmente successive ricerche nell'archivio.
Ogni singola fattura elettronica pa emessa sul sito di fattura pa diviene parte di un "lotto di conservazione", che può raggruppare anche molte fatture (in genere, tutte le fatture emesse in un determinato arco temporale).
Il lotto deve garantire sia l'ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d'imposta, ovvero non si potrà avere in un lotto le fatture n° 1 e n° 4 senza aver inserito anche le n° 2 e la n° 3.
I singoli lotti di conservazione vengono marcati temporalmente e firmati con firma elettronica qualificata. La marca temporale tecnicamente si appone collegandosi con il sistema esterno di una Certificate Authority che garantisce il preciso momento in cui avviene la marcatura.
In questo modo, i lotti di conservazione sono "bloccati" nella forma, contenuto e tempo; dalla firma digitale e dalla marca temporale.
Completato questo percorso, i lotti di fatture verranno conservati per 10 anni, secondo normativa e saranno disponibili via web sul sito di fattura pa.
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