Fattura elettronica cose che devi sapere (errori da non fare)

Se fino a poco tempo fa una transazione economica era tutelata dal documento cartaceo, da qualche mese la tecnologia ha portato delle grosse e importanti novità. Il 31 marzo 2015 è scattato l’obbligo per circa due milioni di imprese, dalle grandi multinazionali di energia elettrica al piccolo artigiano locale: dovranno adeguarsi alle nuove regole di fatturazione che implicano l’utilizzo di posta elettronica certificata, firme digitali, e un software per archiviare i documenti in modo sicuro per almeno 10 anni.

NON HAI BISOGNO DELLA FIRMA DIGITALE E DELLA PEC

  • Firmiamo noi le tue fatture elettroniche come delegati
  • Riceviamo le tue fatture e le trasmettiamo al sistema di interscambio
  • verifichiamo e gestiamo online le notifiche di risposta.
  • manteniamo tutto in conservazione sostitutiva per 10 anni.

 

IN QUANTO TEMPO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE RILASCIA LA RICEVUTA?

Benché le fatture elettroniche vengano inviate subito da FatturaPA, ogni Pubblica Amministrazione ha tempi di risposta diversi. Alcune rispondono immediatamente, altre (la maggior parte) rispondono in 2/3 giorni, alcune non rispondono. Se entro 15 giorni la Pubblica Amministrazione non risponde il Sistema di Interscambio dopo 15 giorni dalla notifica produce una ricevuta di decorrenza dei termini (che equivale ad un "abbiamo atteso la ricevuta ma l'Ente non ha risposto").
In questo caso dunque il Cliente è costretto a contattare l'Ente e a chiedere maggiori informazioni.

 

COSA SUCCEDE SE RICEVI UNA “RICEVUTA PER DECORRENZA TERMINI” ?

Nel caso di ricezione di “ricevuta per decorrenza termini” consigliamo sempre di contattare la Pubblica Amministrazione per le opportune verifiche e se si scoprisse che la fattura non è stata di fatto accettata riteniamo obbligatorio l’emissione della nota di credito. L’agenzia delle entrate, nel caso di ricevuta di decorrenza termini, considera la fattura accettata dall’ente.

COSA SUCCEDE SE L'ENTE RILASCIA UNA RICEVUTA DI RIFIUTO?

Può capitare che la Pubblica Amministrazione, una volta ricevuta la fattura elettronica, la rifiuti. Il rifiuto può dipendere da diversi fattori (dati mancanti, codici errati, importi errati, servizi non corrispondenti all'erogato, mancanza allegati, etc.). In ogni caso nella ricevuta è sempre specificato il motivo del rifiuto. Ma non sempre è comprensibile (perché ad esempio un rifiuto “tecnico”) e in molti casi occorre contattare l'Ente per le dovute delucidazioni. In ogni caso su FatturaPA è sempre possibile in questo caso modificare la fatture elettronica e rinviarla.

NON SONO IN POSSESSO DELLA PARTITA IVA: POSSO EMETTERE UNA FATTURA ELETTRONICA?

Il dpr che regola l'emissione della fattura standard (613/72) non prevede una fattura senza partita iva. Il documento che viene emesso in questi casi è una "ricevuta per prestazioni occasionali" e non è veicolabile attraverso Sistema di Interscambio.
Pertanto, in caso di assenza della partita iva (esempio di una ONLUS) la Pubblica Amministrazione può accettare in deroga alla legge la "fattura" cartacea; qualora l'Ente però non accetti tale documento (è una sua facoltà) il cedente ha due possibilità:

  1. attivare una partita iva
  2. rinunciare alla fattura.

È pertanto impossibile veicolare un file senza partita iva attraverso il Sistema di Interscambio.
L'introduzione dell'obbligo della fatturazione elettronica rischia quindi di danneggiare le associazioni non profit, le Onlus e le fondazioni che non svolgono attività commerciale e non hanno partita IVA, e che pertanto non emettono fattura. Tali enti emettono solo delle note spese all'ente pubblico (comuni, ASL, ordini professionali, scuole, e altro) per l'incasso delle somme che ricevono a seguito di convenzioni.
Il problema tecnico esiste perché il Sistema di interscambio non potendo identificare la partita IVA dell'Ente non profit (in quanto inesistente) e non potendo accettare la documentazione, che non è assimilabile a fattura, non può ricevere il file inviato e non può trasmetterlo all'ente pubblico destinatario.
In altri termini, i soggetti che prima del 6 giugno 2014 non erano tenuti a emettere fattura verso la P.A. perchè non obbligati dalla normativa vigente, anche successivamente a tale data non sono obbligati a emettere fattura elettronica.
Questi soggetti, pertanto, potranno continuare a certificare le somme percepite in base a convenzioni con la P.A., emettendo note di debito in forma cartacea, senza l'obbligo di ricorrere alla fatturazione elettronica.

COME (E DOVE) CONSERVARE LE FATTURE ELETTRONICHE

Le  fatture elettroniche, essendo originali informatici,  non possono essere stampate e conservate nell’armadio tradizionale, ma vanno conservate in un Sistema di Conservazione dei Documenti Informatici a norma (già “Conservazione Sostitutiva”). Sia i fornitori che le Pubbliche Amministrazioni sono tenuti a conservare le fatture esclusivamente in modalità digitale. Il processo di conservazione prevede che sulla fattura da conservare debba essere indicizzata in modo univoco, andando a confluire in un lotto di conservazione.

Su questo verrà apposta la marca temporale e, successivamente, la firma digitale del responsabile della conservazione.

 

COME INVIARE LA FATTURA ELETTRONICA ALL’ENTE

La fattura non viene più inviata dal fornitore direttamente al cliente, ma il fornitore la invia al Sistema di Interscambio (SDI), una piattaforma applicativa gestita da SOGEI per conto della Ragioneria Generale dello Stato. Sarà il Sistema di Interscambio che, dopo averla validata, la invierà all’Ente Pubblico destinatario. Tutte le risposte, alla fattura elettronica inviata, sia dell’ente che dello SDI saranno gestite automaticamente da FatturaPA.

IL FORMATO DELLA FATTURA ELETTRONICA

Non si potrà più redigere la fattura in un formato qualsiasi. Tutte le fatture vanno redatte secondo uno specifico ed unico formato elettronico XML  FatturaPA .

 

PUOI INVIARE LE FATTURE PER DIVERSI CEDENTI( MULTIAZIENDA)

Il Pacchetto Gold è la soluzione ideale per commercialisti, Associazioni di Categoria, intermediari, centri servizi e gruppi di imprese che hanno la necessità di fatturare alla Pubblica Amministrazione.

FatturaPA.com è il servizio online di fatturazione elettronica semplice e sicuro, che consente ai clienti di gestire tutte le fasi della fatturazione elettronica verso le PA secondo le specifiche dettate dalla normativa sulla fatturazione elettronica (Decreto 3 aprile 2013 n. 55).

Il pacchetto Gold  permette di:

  • costruire le fatture elettroniche nel formato previsto dalla normativa;
  • firmare le fatture in modo completamente automatico;
  • inviare le fatture alla PA attraverso il Sistema di Interscambio;
  • conservare a norma le fatture inviate;
  • verificare, controllare e gestire le risposte provenienti dal Sistema di Interscambio;
  • gestire più aziende (cedenti/prestatori) con un'unica utenza del servizio.

 

PUOI INVIARE LE FATTURE IN PDF

Il Pacchetto Silver è la soluzione ideale che integra direttamente qualsiasi gestionale al software di fatturazione elettronica pa.
Il pacchetto Silver permette di:

  • Inviare la fattura elettronica da file pdf senza bisogno di altro.
  • Noi ci occuperemo della conversione, firma, invio e Conservazione Sostitutiva.

 

PUOI UTILIZZARE LA FUNZIONE DUPLICA PER L’EMISSIONE DI FATTURE PERIODICHE O RIPETITIVE

Abbiamo previsto nel software di fatturazione elettronica la funzione duplica che permette di duplicare la fattura e cambiare tutti i dati necessari.

 

IL PACCHETTO GRATUITO SU FATTURAPA NON COMPRENDE

  1. Firma digitale
  2. L’invio tramite servizi di cooperazione applicativa (web-services).
  3. La gestione di tutte le notifiche in automatico
  4. La conservazione sostitutiva a norma

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Copyright © 2017 Calio Informatica SRL
Tutti i diritti sono riservati.
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