Quadro normativo:
Con l'entrata in vigore dell'obbligo di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione, uno dei passaggi fondamentali dell'innovazione che porta questa legge è
la conservazione dei documenti elettronici in un archivio abilitato.
Questo non significa che le fatture elettroniche inviate correttamente debbano essere semplicemente salvate su un computer, come molti pensano o fanno, ma una volta ricevute correttamente
dall'Ente pubblico o dall'azienda devono essere inviate a un provider che le conserva per 10 anni.
Infrastruttura tecnologica:
Utilizziamo server blade IBM e come software di backup IBM Tivoli Storage Manager, la piattaforma IBM piu' diffusa e affidabile al mondo.
Ogni fattura elettronica viene inoltre replicata sulla piattaforma Microsoft Azure certificata ISO 27001.
La piattaforma Microsoft utilizza la ridondanza geografica, ove ogni fattura elettronica o indice con marca temporale, sarà copiata in un secondo data center a centinaia di chilometri di distanza.
Abbiamo inoltre predisposto processi di recupero dei documenti e degli indici marcati temporalmente a partire dalla PartitaIva e dall'anno di emissione della fattura elettronica
Gli step formali di Fattura PA per eseguire il processo di conservazione:
1) Compili la fattura elettronica sul sito oppure la invii in pdf.
2) Il sistema genera un file Xml PA nel formato richiesto dal legislatore.
3) Applichi la firma online con la tua smartcard
4) Il software visualizza il file generato ed lo invia allo SDI.
5) Ricevuta la notifica di esito positivo, ovvero superati i termini previsti dal legislatore, la fattura elettronica sarà inviata al data center Microsoft, ciò è necessario per garantire una copia sicura ma non ancora sostitutiva
6) Successivamente anche a distanza di qualche mese, verrà generato il lotto di conservazione che rispetterà sia l'ordine cronologico sia la completa continuità per ciascun periodo d'imposta (per esempio, tra le fatture n° 12 e n° 15 devono necessariamente essere presenti la n° 13 e la n° 14).
7) Al lotto di conservazione verrà applicata una marca temporale e il nuovo file sarà generato sarà inviato al data center microsoft per garantirne la conservazione